Case Study
Automatyzacja weryfikacji wniosków pożyczkowych dla regionalnej fundacji wspierającej MŚP
Softwise.AI nawiązało współpracę z Fundacją Rozwoju Śląska - organizacją pozarządową udzielającą pożyczek preferencyjnych małym i średnim przedsiębiorstwom w południowej Polsce - przy przeprojektowaniu procesu weryfikacji wniosków pożyczkowych. W ramach projektu prowadzonego metodą discovery zespół zmapował istniejący przebieg pracy, zidentyfikował wąskie gardła spowalniające decyzje pożyczkowe i zaprojektował koncepcję bota AI zdolnego do automatycznej weryfikacji danych wnioskodawców w 15 rejestrach państwowych i komercyjnych - wraz z przeprojektowanym, przyjaznym użytkownikom formularzem wniosku.
KLIENT
Fundacja Rozwoju Śląska
ROK
2023
SEKTORY
Organizacje non profit - finansowanie MŚP i pożyczki preferencyjne
REZULTATY
Discovery i analiza procesów, Koncepcja bota AI do weryfikacji wniosków pożyczkowych (15 rejestrów), Przeprojektowany formularz wniosku (UX), Mapa drogowa wdrożenia z budżetem i harmonogramem
The problem
Fundacja Rozwoju Śląska - organizacja pozarządowa założona w 1992 roku, by wspierać rozwój społeczny, gospodarczy i kulturalny regionów Polski zamieszkanych przez osoby pochodzenia niemieckiego - udziela pożyczek preferencyjnych małym i średnim przedsiębiorstwom z regionu. Każdy wniosek pożyczkowy musi przed zatwierdzeniem zostać zweryfikowany w wielu rejestrach publicznych i komercyjnych - a ta weryfikacja odbywała się ręcznie.
W praktyce oznaczało to, że pracownicy Fundacji spędzali kilka godzin nad każdym wnioskiem, ręcznie sprawdzając dane w CEIDG, księgach wieczystych (KW), KRS, BIK i innych bazach. Zarządzanie dokumentami - nazywanie plików, obsługa załączników, archiwizacja - również było ręczne, co prowadziło do niespójności i powtarzających się błędów. Po stronie wnioskodawcy sam formularz był długi, skomplikowany i nieintuicyjny - zniechęcał użytkowników i skutkował niekompletnymi zgłoszeniami.
Zadaniem Softwise.AI było pomóc Fundacji zidentyfikować krytyczne wąskie gardła tego procesu i zaproponować konkretne, wycenione rozwiązanie automatyzujące weryfikację - bez uszczerbku dla rygoru wymaganego od instytucji dysponującej środkami publicznymi.
{Kluczowe wyzwania}
Dlaczego ręczna weryfikacja w 15 rejestrach spowalniała każdą decyzję pożyczkową?
Wspólne warsztaty discovery ujawniły powiązane problemy operacyjne i związane z doświadczeniem użytkownika:
Niska efektywność operacyjna
Weryfikacja wymagała rozległej pracy ręcznej - kilku godzin na wniosek - i sprawdzania danych w wielu bazach, m.in. CEIDG, KW, KRS i BIK. Zarządzanie dokumentami (nazywanie plików, archiwizacja) również odbywało się ręcznie, generując niespójności i pochłaniając znaczący czas zespołu.Długie, skomplikowane formularze wniosków
Formularze były zbyt długie i złożone - zniechęcały użytkowników i skutkowały niekompletnymi zgłoszeniami. Dane wprowadzone przy rejestracji nie przenosiły się do właściwego wniosku, zmuszając wnioskodawców do ponownego wpisywania tych samych informacji.Brak informacji zwrotnej i niejasne stany wniosku
Brak potwierdzenia e-mailowego po złożeniu wniosku i nieintuicyjne zapisywanie wersji roboczych sprawiały, że wnioskodawcy nie wiedzieli, czy zgłoszenie się powiodło.Brak standaryzacji załączników
Nie było jednolitych zasad dotyczących wymaganych załączników. Lista była niejasna, bez wyraźnego wskazania, które załączniki są obowiązkowe, a które opcjonalne.Błędy systemowe i utrudnienia
Problemy techniczne - zdublowane pola załączników, brak instrukcji dla użytkowników - dokładały możliwe do uniknięcia tarcia w całym procesie.
{Proces}
Jak w 4 etapach przeprowadziliśmy fazę discovery - od przeglądu po zatwierdzoną mapę drogową?
Softwise.AI zrealizowało projekt jako ustrukturyzowane discovery: od przeglądu dokumentacji, przez wywiady z interesariuszami, po mapę drogową z budżetem i harmonogramem zatwierdzoną przez wszystkie strony.
Analiza wstępna
Zespół szczegółowo przejrzał dokumentację i aplikacje używane przez Fundację, budując pełny obraz obecnych procesów i zależności między systemami.
Analiza pogłębiona z interesariuszami
Seria wywiadów, warsztatów i spotkań z grupami interesariuszy pozwoliła zebrać wiedzę o codziennych trudnościach w obecnym środowisku pracy, kluczowych problemach zarządzania wiedzą oraz funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych oczekiwaniach wobec przyszłego rozwiązania. Wnioski podsumowano w raporcie obejmującym obecne wyzwania i wstępne kierunki działań.
Analiza rozwiązania docelowego
Na podstawie zebranych wniosków Softwise.AI zaprojektowało możliwe rozwiązania dopasowane do potrzeb Fundacji - przedstawiając optymalizację procesu w trzech wariantach różniących się zakresem, szacowanym kosztem i harmonogramem wdrożenia. Konsultacje ze wszystkimi grupami interesariuszy zapewniły spójność i trafność propozycji.
Zatwierdzenie
Fazę discovery zamknął kompleksowy raport zaprezentowany wszystkim interesariuszom - z pełną analizą obecnych procesów, rekomendacjami narzędzi i metod oraz szczegółowymi szacunkami budżetu i harmonogramu. Sesja zatwierdzająca doprecyzowała finalne rekomendacje w oparciu o bezpośrednie uwagi interesariuszy.
Solution
Sednem propozycji jest bot AI, który automatycznie weryfikuje dane z wniosków pożyczkowych w rejestrach państwowych i komercyjnych - eliminując pracę ręczną i zapewniając spójną, audytowalną weryfikację we wszystkich systemach.
Praca w przeglądarce
Bot działa w przeglądarce internetowej, dzięki czemu może przeszukiwać strony rządowe i inne rejestry bezpośrednio - także tam, gdzie nie ma publicznego API. To właśnie pozwala zautomatyzować weryfikację nawet wtedy, gdy formalna integracja nie jest dostępna.
Integracja z 15 systemami i bazami danych
Proponowane rozwiązanie integruje się z 15 kluczowymi systemami, m.in. księgami wieczystymi (KW), REGON-em, Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS), BIG InfoMonitor i API rejestr.io - obejmując rejestry, które faktycznie decydują o zdolności pożyczkowej w Polsce.
Automatyczne działania na stronach
Bot wykonuje sekwencje czynności automatycznie: loguje się do systemów w imieniu użytkownika tam, gdzie to wymagane, przechodzi do właściwych sekcji, wypełnia pola, zaznacza i odznacza opcje oraz klika przyciski takie jak „Szukaj".
Generowanie i katalogowanie zrzutów ekranu
Podczas weryfikacji bot wykonuje zrzuty ekranu istotnych podstron i sekcji - kluczowych dla oceny wniosku - i zapisuje je w przeznaczonych do tego folderach, automatycznie skatalogowane. Teczka wnioskodawcy zawiera dzięki temu audytowalny ślad każdego sprawdzenia.
Operacje na plikach Excel
Bot potrafi też otwierać i przetwarzać pliki Excel z wynikami weryfikacji oraz wykonywać ich zrzuty ekranu - rozszerzając automatyzację na arkuszowe fragmenty procesu.
Czytelne wyniki w interfejsie użytkownika
Wyniki weryfikacji są prezentowane pracownikom Fundacji w przejrzystym interfejsie: podsumowanie kluczowych danych, wizualizacja statusu weryfikacji (np. czy wszystkie wymagane sprawdzenia zakończyły się pozytywnie) i dostęp do zrzutów ekranu jednym kliknięciem.
Automatyczne wprowadzanie danych do systemu centralnego
Po zakończeniu weryfikacji wyniki są automatycznie zapisywane w centralnym systemie Fundacji - co eliminuje ręczne wprowadzanie danych i związane z nim błędy.
Obsługa błędów i odporność
System zaprojektowano z myślą o rzeczywistych warunkach: długich czasach odpowiedzi zewnętrznych rejestrów, blokadach zapytań nakładanych przez systemy źródłowe i niespójnościach formatów danych. Bot monitoruje błędy, rejestruje je, próbuje rozwiązywać automatycznie, a krytyczne problemy eskaluje do administratora.
Przeprojektowany formularz wniosku
Obok bota Softwise.AI zaproponowało przeprojektowany formularz wniosku, odpowiadający na problemy UX zidentyfikowane w discovery: uproszczoną strukturę z czytelnymi sekcjami, wskaźnik postępu i automatyczne wypełnianie danych - co znacząco poprawia wygodę i odsetek ukończonych wniosków.
{Wyniki}
Koncepcja bota AI obejmująca 15 rejestrów i przeprojektowany formularz wniosku
Ponieważ projekt miał charakter discovery, jego efektem są konkretne materiały gotowe do podjęcia decyzji, które Fundacja ma teraz na własność:
Pełna analiza obecnych procesów i systemów, ze wskazaniem konkretnych wąskich gardeł w weryfikacji pożyczek i problemów UX obniżających jakość składanych wniosków.
Zaprojektowana koncepcja bota AI zdolnego do weryfikacji w przeglądarce w 15 rejestrach państwowych i komercyjnych (KW, REGON, KRS, BIG InfoMonitor, rejestr.io i inne), ze zrzutami ekranu, obsługą Excela, automatycznym wprowadzaniem danych i obsługą błędów.
Przeprojektowany formularz wniosku z czytelnymi sekcjami, wskaźnikiem postępu i automatycznym przenoszeniem danych z rejestracji.
Trzy warianty rozwiązania różniące się zakresem, kosztem i harmonogramem - dające zarządowi Fundacji rzeczywisty wybór, a nie tylko jedną rekomendację.
Szczegółowy budżet i harmonogram dla rekomendowanej ścieżki.
Zatwierdzona przez interesariuszy mapa drogowa, gotowa do przejścia w fazę wdrożenia.
{Wpływ na biznes}
Godziny ręcznej weryfikacji zastąpione automatycznymi sprawdzeniami w wielu rejestrach
Automatyzacja procesu. Weryfikacja danych w systemach zewnętrznych w czasie rzeczywistym i natychmiastowe generowanie raportów zastępują wielogodzinną pracę ręczną.
Duże oszczędności czasu. Automatyczna weryfikacja w 15 rejestrach oznacza, że pracownicy przestają logować się do tych samych rejestrów przy każdym kolejnym wniosku.
Mniej błędów. Automatyczne nazywanie plików i uporządkowana archiwizacja dokumentów uderzają wprost w niespójności i drobne błędy narastające przy przetwarzaniu ręcznym.
Lepsze doświadczenie wnioskodawców z sektora MŚP. Prostszy, czytelniejszy formularz podnosi odsetek ukończonych wniosków i zmniejsza obciążenie pracowników Fundacji pytaniami o pomoc.
Ślady weryfikacji gotowe na audyt. Każde sprawdzenie jest udokumentowane automatycznie skatalogowanym zrzutem ekranu - przydatnym zarówno przy przeglądach wewnętrznych, jak i przy kontrolach, którym musi sprostać instytucja dysponująca środkami publicznymi.
{Kluczowe rekomendacje}
5 zasad automatyzacji procesów weryfikacyjnych w instytucjach finansowania publicznego
Zaczynaj od discovery, nie od narzędzi. Jasna mapa obecnego procesu - i prawdziwa rozmowa z ludźmi, którzy wykonują tę pracę - odróżnia skuteczną automatyzację od kosztownego chybienia.
Tam, gdzie nie ma API, używaj automatyzacji w przeglądarce. Wiele kluczowych polskich rejestrów publicznych nie ma API. Bot obsługujący stronę internetową bywa jedynym sposobem na automatyzację weryfikacji bez czekania na cudzą mapę drogową.
Zapisuj zrzuty ekranu, nie tylko dane. W regulowanym kontekście pożyczkowym audytowalność to funkcja produktu. Przechowywanie opatrzonego znacznikiem czasu obrazu każdego sprawdzenia czyni system użytecznym przy kontrolach.
Dawaj zarządowi warianty, nie jedną odpowiedź. Trzy wycenione opcje różniące się zakresem i harmonogramem dają interesariuszom rzeczywistą decyzję do podjęcia, a nie tylko kosztorys do zatwierdzenia.
Napraw formularz, nie tylko zaplecze. Automatyzacja za kulisami działa tylko wtedy, gdy dane na wejściu są czyste. UX wniosku jest częścią systemu weryfikacji, a nie osobnym problemem.
SUMMARY
Softwise.AI przeprowadziło dla Fundacji Rozwoju Śląska pełną fazę discovery, przekształcając powolny, ręczny proces weryfikacji pożyczek w konkretny, wyceniony plan bota AI zdolnego do weryfikacji w 15 rejestrach państwowych i komercyjnych - wraz z przeprojektowanym, przyjaznym użytkownikom formularzem wniosku. Z trzema wariantami rozwiązania, szczegółowym budżetem, jasnym harmonogramem i mapą drogową zatwierdzoną przez interesariuszy Fundacja ma dokładnie to, o co prosiła: wiarygodną ścieżkę do szybszej i bardziej niezawodnej obsługi pożyczek - bez uszczerbku dla rygoru wymaganego od instytucji dysponującej środkami publicznymi.
TESTIMONIAL
Chciałbym wyrazić nasze pełne zadowolenie ze współpracy z Softwise.ai przy identyfikacji możliwości zastosowania sztucznej inteligencji i optymalizacji procesów biznesowych, służących poprawie efektywności naszej organizacji zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym.
Zespół Softwise.ai pod kierownictwem Jana Nowaka wykazał się głębokim zrozumieniem naszych potrzeb biznesowych, przeprowadzając wnikliwą analizę i przedstawiając trafne propozycje rozwiązań. Profesjonalizm i zaangażowanie w realizację naszych wymagań były kluczowe dla powodzenia projektu.
Rezultaty prac, w tym analiza procesu obsługi wniosków pożyczkowych i rekomendowane kierunki optymalizacji, w pełni spełniły nasze oczekiwania, wyznaczając jasną ścieżkę usprawnienia naszej działalności.
Z pełnym przekonaniem polecam Softwise.ai jako rzetelnego partnera w projektach automatyzacji procesów. Wiedza ekspercka i podejście skoncentrowane na kliencie gwarantują współpracę na wysokim poziomie.
Henryk Wróbel
Prezes, Fundacja Rozwoju Śląska