Case Study
Automatyzacja ofert i centralizacja komunikacji dla wiodącej polskiej marki szkoleniowej
Softwise.AI nawiązało współpracę z House of Skills - jedną z największych i najdłużej działających polskich marek szkoleniowo-doradczych w obszarze rozwoju menedżerskiego - przy przeprojektowaniu dwóch najbardziej dotkliwych operacyjnie procesów: tworzenia spersonalizowanych ofert handlowych i komunikacji wewnętrznej. Owocem projektu, prowadzonego metodą discovery i weryfikowanego testami proof of concept, był OfferWise - automatyczny generator ofert zbudowany na trzech dekadach zgromadzonych treści szkoleniowych - oraz scentralizowaną komunikację w Slacku, zintegrowaną z istniejącymi systemami firmy. Efekt: czas przygotowania ofert krótszy o ok. 30%, liczba wewnętrznych e-maili mniejsza o ok. 50%, a rozległa baza wiedzy zamieniona w użyteczny zasób codziennej pracy.
KLIENT
House of Skills
ROK
2023
SEKTORY
Szkolenia i doradztwo - rozwój menedżerski
REZULTATY
Discovery i proof of concept, OfferWise (automatyczne generowanie ofert), Centralizacja komunikacji w Slacku, Integracja z SharePoint i procesami pracy
Problem
Po trzydziestu latach działalności House of Skills zgromadził ogromny dorobek szkoleniowej własności intelektualnej: dziesiątki tysięcy prezentacji, modułów, ćwiczeń i historycznych ofert, rozproszonych po SharePoincie i w głowach wieloletnich konsultantów. Ta biblioteka była największym atutem firmy - i zarazem codziennym obciążeniem operacyjnym. Znalezienie właściwego materiału stawało się coraz trudniejsze zarówno dla nowych osób, jak i dla weteranów, a konsultanci wciąż odtwarzali od zera treści, które istniały już od dawna na wspólnym dysku.
Problem był najbardziej dotkliwy w dwóch miejscach. Pierwszym było przygotowywanie ofert - konsultanci spędzali godziny, składając spersonalizowane propozycje od zera, ręcznie szukając odpowiednich slajdów i pilnując spójności wizualnej w PowerPoincie. Drugim była komunikacja wewnętrzna - e-maile i telefony rozpraszały informacje po całej firmie, spowalniając współpracę i opóźniając decyzje.
Początkowo House of Skills zakładał, że AI rozwiąże to wszystko samodzielnie. Podczas pracy z Softwise.AI problem został przeformułowany: dźwignią nie było „więcej AI", lecz dobrze przygotowana baza wiedzy, jasne zrozumienie tego, co naprawdę szwankuje, i właściwe narzędzie - czasem oparte na AI, czasem nie - dobrane do każdego problemu.
{Kluczowe wyzwania}
Dlaczego 30 lat gromadzonej wiedzy szkoleniowej spowalniało biznes?
Faza discovery, przeprowadzona wspólnie przez zespoły House of Skills i Softwise.AI, ujawniła cztery powiązane ze sobą problemy operacyjne:
Czasochłonne tworzenie ofert
Proces ofertowy opierał się na ręcznym wyszukiwaniu danych i wiedzy pojedynczych konsultantów - co wydłużało przygotowanie, tworzyło niespójności między dokumentami i pochłaniało godziny doświadczonych konsultantów na rutynowe składanie materiałów.Niewykorzystana baza wiedzy
Bogate repozytorium materiałów edukacyjnych House of Skills leżało na SharePoincie, ale uczestnicy szkoleń dostawali zwykle jedynie PDF-y, które nie angażowały ich w dalszą naukę. Brakowało narzędzia do systematycznego ponownego wykorzystywania i dopasowywania istniejących treści.Rozproszona komunikacja
Bez centralnego kanału informacje żyły w e-mailach i rozmowach telefonicznych. Efekt: opóźnienia, trudniejsza wymiana między zespołami i dane rozproszone po prywatnych skrzynkach.Niespójne procesy realizacji
Niedostatecznie zdefiniowane standardy i niejasne etapy projektów powodowały straty czasu, powtarzające się błędy i trudności w zarządzaniu zadaniami.
{Proces}
Jak przeprowadziliśmy wdrożenie w 5 etapach - od discovery po testy PoC?
Softwise.AI zrealizowało projekt w przejrzystych etapach - najważniejsza była faza discovery, a każde narzędzie przed szerszym wdrożeniem przechodziło walidację w formule proof of concept.
Mapowanie procesów w fazie discovery
Zespoły wykorzystały Miro do zwizualizowania procesów w całej organizacji - dzięki temu rzeczywisty przebieg pracy stał się czytelny, a wąskie gardła w komunikacji, przygotowaniu ofert i realizacji stały się widczne.
Warsztaty z kluczowymi interesariuszami
Warsztaty z przedstawicielami różnych działów pozwoliły zebrać szczegółowe informacje o codziennych trudnościach i potrzebach. Co równie ważne, wcześnie wciągnęły organizację w projekt - budując zaangażowanie, wyłaniając wewnętrznych liderów zmian i gwarantując, że przyszłe narzędzia będą pasować do strategii i kultury firmy.
Priorytetyzacja wyzwań i mapa drogowa PoC
Na podstawie zebranych danych wyznaczono trzy jasne cele: automatyzację procesu ofertowego, centralizację komunikacji i standaryzację realizacji. Wokół nich zbudowano szczegółową roadmapę opartą na testach proof of concept, z określonymi wskaźnikami sukcesu dla każdej inicjatywy.
Kontrolowane testy na ograniczonej grupie użytkowników
Narzędzia i procesy najpierw testowano na małej grupie - co pozwoliło precyzyjnie ocenić funkcjonalność, wcześnie wykryć problemy i wprowadzić poprawki przed szerszym wdrożeniem, chroniąc firmę przed kosztami błędów na dużą skalę.
Iteracyjne doskonalenie na podstawie opinii użytkowników
Opinie użytkowników napędzały bieżącą optymalizację, a aktywny udział w PoC budował zrozumienie i akceptację nowych narzędzi - zamieniając wdrożenie ze „zmiany narzuconej organizacji" w „zmianę współtworzoną przez organizację".
Rozwiązanie
Wdrożone inicjatywy zaprojektowano wokół najbardziej dotkliwych problemów operacyjnych organizacji, a każde narzędzie dobierano do problemu - AI tam, gdzie pomagała, prostsze narzędzia tam, gdzie wystarczały.
OfferWise (a.k.a. Ofertomat) - automatyczne generowanie ofert
Problem: Przygotowywanie ofert było czasochłonne i niespójne, zależne od wiedzy pojedynczych konsultantów, bez standaryzacji graficznej - konsultanci spędzali dużo czasu na pilnowaniu spójności slajdów w PowerPoincie, a oferty trafiały do klientów w różnych formatach.
Rozwiązanie: OfferWise powstał, by automatycznie generować oferty na podstawie danych historycznych i zdefiniowanych parametrów - szybko tworząc spójne, profesjonalne dokumenty i uwalniając konsultantów od rutynowego składania materiałów.
Rezultat:
Ok. 30% krótszy czas przygotowania oferty.
Wyższa jakość i spójność ofert.
Konsultanci mogą się skupić na złożonych projektach o wysokiej wartości.
Źródło: Loom wideo
Slack - scentralizowana komunikacja
Problem: Rozproszona komunikacja oparta na e-mailach i telefonach była czasochłonna, powodowała opóźnienia i utrudniała współpracę.
Rozwiązanie: Wdrożono Slacka jako centralne narzędzie komunikacji, z tematycznymi kanałami kierującymi wiadomości do właściwych osób i zespołów. Zintegrowano go z SharePointem i innymi systemami, tworząc spójny ekosystem operacyjny.
Rezultat:
Ok. 50% mniej e-maili.
Lepszy dostęp do wiedzy organizacji dzięki wyszukiwaniu w historii komunikacji.
Sprawniejsza współpraca dzięki integracji systemów i mniejszemu rozproszeniu informacji.
Standaryzacja procesów i integracja z SharePointem
Obok dwóch flagowych narzędzi projekt wprowadził jaśniejsze standardy realizacji i ściślejszą integrację z SharePointem - ograniczając powtarzające się błędy, czyniąc etapy projektów przewidywalnymi i zamieniając zgromadzoną bibliotekę treści z uśpionego archiwum w aktywnie wykorzystywany zasób.
{Wyniki}
30% mniej czasu na oferty i 50% mniej e-maili u wiodącej polskiej marki szkoleniowej
Wdrożone rozwiązania przyniosły mierzalną, dwucyfrową poprawę w dwóch najbardziej dotkliwych obszarach operacyjnych:
Ok. 30% krótszy czas przygotowania ofert dzięki OfferWise - automatycznemu generowaniu z danych historycznych i zdefiniowanych parametrów.
Ok. 50% mniej wewnętrznych e-maili dzięki centralizacji komunikacji w Slacku, z wyszukiwaniem w historii rozmów.
Szybszy czas reakcji na zapytania klientów.
Wyższa jakość i spójność wizualna ofert.
Lepszy przepływ informacji między zespołami i działami.
Baza wiedzy w ciągłym użyciu - treści z SharePointa aktywowane przez integrację z OfferWise i Slackiem, już nie uśpione.
{Wpływ na biznes}
Konsultanci skupieni na złożonych projektach, nie na rutynowym składaniu dokumentów
Dla House of Skills projekt zmienił zarówno codzienną pracę operacyjną, jak i szersze podejście organizacji do technologii:
Czas doświadczonych konsultantów tam, gdzie ma wartość. Dzięki automatyzacji składania ofert zespół poświęca więcej godzin złożonej pracy z klientami - tej, która buduje przychody i reputację - a mniej mechanice dokumentów.
Szybsza, bardziej profesjonalna odpowiedź dla klienta. Krótszy czas przygotowania i spójniejsza jakość wizualna wzmacniają proces sprzedaży od pierwszego kontaktu.
Uruchomiona wiedza instytucjonalna. Trzy dekady treści szkoleniowych przeniosły się z trudnego do przeszukania archiwum SharePoint do systemu, który naprawdę je odnajduje i wykorzystuje.
Sprawniejszy kręgosłup operacyjny. Scentralizowana komunikacja i ustandaryzowane etapy realizacji ograniczają codzienne tarcia, które w biznesie projektowym zjadają marżę.
Dojrzalsze podejście do AI. Organizacja ocenia dziś technologię przez pryzmat realnych problemów i ROI, a nie mody - i ta kompetencja zostaje z nią na długo po zakończeniu projektu.
{Kluczowe rekomendacje}
5 lekcji z projektu, który postawił rozwiązywanie problemów ponad modę na AI
Z projektu wyłoniło się kilka zasad przydatnych każdej firmie doradczej lub szkoleniowej, która chce się zmodernizować bez wpadania w pułapkę „AI dla samego AI":
Najpierw discovery, potem narzędzia. Rzetelna analiza rzeczywistych problemów organizacji to element umożliwiający ich rozwiązanie i uniknięcie dostarczenia nieskutecznego rozwiązania.
Stawiaj na PoC, nie wdrożenie na hura. Testowanie narzędzi na małej grupie użytkowników minimalizuje ryzyko, wcześnie ujawnia realne problemy i buduje akceptację organizacji.
Najpierw przygotuj bazę wiedzy. AI na brudnych, rozproszonych danych daje rozczarowujące wyniki. To oczyszczenie, ustrukturyzowanie i integracja treści czynią warstwę AI użyteczną.
Wybieraj narzędzie właściwe, nie najmodniejsze. Czasem odpowiedzią jest generator ofert oparty na AI. Czasem - Slack z przemyślanym układem kanałów. Dopasuj narzędzie do problemu.
Wciągnij organizację w budowę. Warsztaty z interesariuszami to nie formalność - wyłaniają wewnętrznych liderów zmian i zamieniają wdrożenie ze zmiany narzuconej we współtworzoną.
PODSUMOWANIE
Projekt dla House of Skills pokazał, że dobrze przeprowadzona faza discovery jest fundamentem udanego wdrożenia. Dzięki szczegółowej analizie i podejściu opartemu na proof of concept Softwise.AI pomogło House of Skills skrócić czas przygotowania ofert o około 30% i ograniczyć liczbę wewnętrznych e-maili o około 50% - a przy tym zacząć wykorzystywać trzy dekady zgromadzonych treści szkoleniowych jako realnie działający zasób. Zrealizowano cztery kluczowe inicjatywy: centralizację komunikacji w Slacku, automatyzację ofert w OfferWise, standaryzację procesów i usprawnienie zarządzania dokumentami w SharePoincie. Każda z nich przełożyła się na mierzalny wzrost efektywności, spójności i przejrzystości - a House of Skills wyszedł z projektu z dojrzalszym podejściem do wdrażania technologii, w którym punktem wyjścia jest problem, nie narzędzie.
REFERENCJE
Mamy dziesiątki, jeśli nie setki tysięcy prezentacji, modułów, ćwiczeń i ofert zgromadzonych przez ostatnie 30 lat. Znalezienie właściwej informacji stawało się coraz trudniejsze - zarówno dla pracowników, którzy są z nami od lat, jak i dla tych, którzy dopiero dołączyli do organizacji. Chcieliśmy znaleźć sposób, by nie tracić czasu na odtwarzanie treści, które już istnieją.
Na fali entuzjazmu wokół AI początkowo sądziliśmy, że rozwiąże ona nasz problem sama z siebie. Dzięki współpracy z Softwise.AI zrozumieliśmy jednak, że kluczem jest właściwe przygotowanie bazy wiedzy.
To, co wyróżniało współpracę z Softwise.AI, to ich podejście - nie chodziło o wdrażanie AI dla samego AI, ale o rozwiązanie realnego problemu. Pomogli nam rozważyć, czy AI jest najlepszym narzędziem, czy może istnieją prostsze, skuteczniejsze rozwiązania
Michał Zaborek
CEO, House of Skills