Case Study

aiZam - asystent AI do zamówień publicznych

Softwise.AI we współpracy z Marketplanet zaprojektowało i dostarczyło aiZam - asystenta AI dla instytucji publicznych przygotowujących ogłoszenia o zamówieniach. Asystent, oparty na bazie wiedzy liczącej ponad 100 000 dokumentów z czterech największych polskich platform danych o zamówieniach publicznych, odpowiada na pytania zadawane naturalnym językiem - o rzeczywiste postępowania i z podaniem źródeł - pomaga urzędnikom pisać lepsze zapytania i zamienia proces, który wcześniej wymagał godzin przeglądania dokumentów, w kilkusekundową rozmowę.

KLIENT

Marketplanet (now Simplifae)

ROK

2025

SEKTORY

Zamówienia publiczne Technologie B2B

REZULTATY

Asystent AI oparty na RAG, Wektorowa baza wiedzy, Proces przetwarzania dokumentów, Model oceny zapytań

The problem

Marketplanet (obecnie Simplifae) to wiodący polski dostawca technologii zakupowych, z którego rozwiązań korzysta ponad 1500 firm i instytucji - w tym KGHM Polska Miedź, Orange Polska, Tauron, Santander Bank Polska oraz setki urzędów.

Wśród klientów z sektora publicznego wciąż powracało jedno wyzwanie: przygotowanie wysokiej jakości ogłoszeń o zamówieniach publicznych wymaga precyzji, znajomości przepisów i sprawnego poruszania się po obszernej dokumentacji - a specjaliści ds. zamówień pracują pod rosnącą presją czasu i na niespójnych materiałach źródłowych.

Typowe postępowanie może obejmować dziesiątki załączników, z których tylko część jest faktycznie istotna. Specjaliści poświęcali mnóstwo czasu na szukanie precedensów, porównywanie kryteriów i formułowanie zapytań zgodnych z przepisami - często bez jasnych wskazówek, jak wygląda dobrze przygotowane ogłoszenie. Marketplanet chciał dać im mądrzejszy sposób pracy: asystenta AI opartego na rzeczywistych danych z postępowań, który odpowiada na merytoryczne pytania w kilka sekund i przy okazji uczy użytkowników, jak poprawiać własne ogłoszenia.

Zadaniem Softwise.AI było zaprojektowanie i dostarczenie takiego asystenta - z jednym warunkiem nie do negocjacji: każdą odpowiedź musi dać się prześledzić do zweryfikowanych dokumentów źródłowych.

{Kluczowe wyzwania}

Dlaczego ogólne narzędzia AI nie odpowiedzą na prawdziwe pytania o zamówienia publiczne?

Projekt odpowiadał na codzienną rzeczywistość pracy przy zamówieniach publicznych:

Ogromne ilości nieustrukturyzowanych danych
Ogłoszeniom o zamówieniach towarzyszą liczne załączniki - od wzorów umów po szczegółowe warunki zamówienia. Wydobycie wartościowych informacji na dużą skalę wymagało przemyślanej strategii selekcji i przetwarzania.
Niska jakość zapytań w postępowaniach
Pracownicy instytucji często mieli trudność ze sformułowaniem precyzyjnych, kompletnych ogłoszeń - co prowadziło do niejednoznacznych przetargów i problemów na dalszych etapach.
Potrzeba merytorycznego wsparcia w czasie rzeczywistym
Użytkownicy oczekiwali natychmiastowej, eksperckiej pomocy zamiast samodzielnego przedzierania się przez setki stron dokumentów.
Skalowalność rozwiązania
System musiał działać wydajnie na bardzo dużym wolumenie danych, utrzymując szybkość i jakość odpowiedzi.
Zaufanie i weryfikowalność
Ogólne narzędzia AI nie wchodziły w grę - każda odpowiedź musiała wskazywać rzeczywisty, weryfikowalny dokument źródłowy.

{Proces}

Jak w 6 etapach zbudowaliśmy aiZam - od PoC do uruchomienia?

Softwise.AI prowadziło projekt w przejrzystych etapach - wcześnie weryfikując kierunek i inwestując w infrastrukturę produkcyjną dopiero po potwierdzeniu koncepcji.

Warsztaty discovery z klientem

Projekt rozpoczął się od warsztatów z zespołem Marketplanet - wspólnej analizy procesów zakupowych i potrzeb instytucji publicznych. Sesje te pozwoliły zidentyfikować typowe problemy użytkowników i wskazać, które części dokumentacji postępowań są kluczowe dla generowania wartościowych odpowiedzi.

Szybki proof of concept

Na wczesnym etapie powstał uproszczony prototyp oparty na wąskiej próbce ręcznie przygotowanych dokumentów. Dzięki temu oba zespoły mogły szybko zweryfikować podejście, zanim zapadła decyzja o pełnej budowie.

Selekcja dokumentów

Spośród czterech platform źródłowych dwa typy dokumentów okazały się decydujące: specyfikacje warunków zamówienia (SWZ) i wzory umów. Ograniczenie dalszego przetwarzania właśnie do nich znacząco poprawiło jakość odpowiedzi i zmniejszyło szum w systemie.

Budowa wektorowej bazy wiedzy

Wybrane dokumenty przetworzono, podzielono na logiczne fragmenty, otagowano i przekształcono w wektorową bazę wiedzy - umożliwiającą wyszukiwanie semantyczne, które rozumie kontekst zapytania, zamiast polegać na dopasowaniu słów kluczowych.

Projekt interakcji z użytkownikiem

Interfejs zaprojektowano tak, by użytkownik zadawał pytania naturalnym językiem i otrzymywał odpowiedzi z bezpośrednimi odnośnikami do fragmentów dokumentów - weryfikacja jest o jedno kliknięcie.

Ocena jakości zapytań

Na końcu dodano komponent AI, który ocenia jakość zapytań użytkowników i podpowiada ulepszenia - dzięki temu asystent nie tylko odpowiada, ale też uczy.

Solution

Sercem rozwiązania jest asystent AI do zamówień publicznych - narzędzie wspierające tworzenie wysokiej jakości ogłoszeń o zamówieniach wyłącznie na podstawie zweryfikowanych danych z rzeczywistych postępowań.

Baza wiedzy licząca ponad 100 000 dokumentów

System integruje i przetwarza dane z czterech największych platform zamówień publicznych w Polsce, wzbogacając je o metadane: liczbę złożonych ofert, tryb postępowania, kody CPV, budżet zamówienia i zamawiającego.

Ekstrakcja danych z priorytetem jakości

Modele AI czytają treść każdego dokumentu, ale do dalszego przetwarzania trafiają wyłącznie dwa decydujące typy dokumentów - specyfikacje warunków zamówienia i wzory umów. Załączniki o mniejszej wartości są celowo odfiltrowywane, by chronić jakość odpowiedzi.

Wyszukiwanie semantyczne i generowane odpowiedzi

Przetwarzanie języka naturalnego dopasowuje pytania użytkowników do właściwych fragmentów dokumentów, nawet gdy ich sformułowania różnią się od źródła. Warstwa generatywna tworzy następnie krótkie, precyzyjne odpowiedzi dopasowane do zapytania - czerpiąc wyłącznie ze zweryfikowanej bazy wiedzy.

Filtry, źródła i przejrzystość

Użytkownicy mogą zawężać wyniki według trybu postępowania lub kodu CPV, a każda wygenerowana odpowiedź zawiera bezpośredni odnośnik do oryginalnego dokumentu - zaufanie i weryfikowalność są wbudowane w system od podstaw.

Ocena zapytań, która uczy

Uzupełniający model językowy analizuje zapytania użytkowników i podpowiada ulepszenia - dzięki temu urzędnicy z czasem uczą się pisać coraz precyzyjniejsze ogłoszenia.

{Wyniki}

Ponad 100 000 dokumentów postępowań w jednej przeszukiwalnej bazie wiedzy

Ponad 100 000 dokumentów źródłowych skonsolidowanych w jednej bazie wiedzy obejmującej główne polskie platformy zamówień publicznych.
Natychmiastowe, merytoryczne wsparcie AI dla użytkowników z sektora publicznego w zakresie kryteriów, budżetów i procedur.
Wysoka jakość danych dzięki celowemu zawężeniu do najistotniejszych typów dokumentów - SWZ i wzorów umów.
Wyszukiwanie semantyczne z rozbudowanym filtrowaniem według trybu postępowania i kodów CPV.
Model oceny zapytań pomagający użytkownikom formułować lepsze ogłoszenia.
Pełna identyfikowalność źródeł - każda odpowiedź jest o jedno kliknięcie od oryginalnego dokumentu.

{Wpływ na biznes}

Od godzin przeglądania dokumentów do odpowiedzi w kilka sekund

Dla Marketplanet i jego klientów z sektora publicznego aiZam zmienia codzienną pracę specjalistów ds. zamówień:

Szybsze przygotowanie ogłoszeń. Godziny ręcznego przeglądania dokumentów kurczą się do kilku sekund rozmowy naturalnym językiem.
Wyższa jakość i zgodność z przepisami. Odpowiedzi pochodzą wyłącznie z rzeczywistych postępowań, co podnosi standard tego, jak wygląda dobrze przygotowane zamówienie.
Przejrzysta, weryfikowalna AI. Odpowiedzi powiązane ze źródłami sprawiają, że system nadaje się do sektora, w którym każdą decyzję trzeba umieć obronić.
Użytkownicy, którzy uczą się w trakcie pracy. Ocena zapytań stopniowo poprawia sposób formułowania pytań - to wzrost kompetencji, a nie tylko produktywności.
Skalowalny fundament. Architektura obsługuje dużą i stale rosnącą bazę dokumentów, zachowując szybkość i jakość odpowiedzi.

{Kluczowe rekomendacje}

5 zasad wdrażania AI na dużych zbiorach dokumentów

Z projektu wyłoniło się kilka zasad przydatnych każdej organizacji wdrażającej AI na dużych, nieustrukturyzowanych zbiorach dokumentów:

Filtruj bezlitośnie według typu dokumentu. Jakość odpowiedzi podąża za jakością selekcji źródeł - włączenie wszystkiego rzadko jest dobrą decyzją.
Łącz generowane odpowiedzi z cytowaniem źródeł. W obszarach regulowanych i podlegających kontroli to właśnie odpowiedzi powiązane ze źródłami czynią AI użyteczną w praktyce.
Weryfikuj kierunek wcześnie, wąskim PoC. Mały, skoncentrowany prototyp to najszybszy sposób na potwierdzenie kierunku przed inwestycją w infrastrukturę produkcyjną.
Traktuj wyszukiwanie semantyczne jako kręgosłup systemu. Wyszukiwanie po słowach kluczowych nie wystarcza, gdy użytkownicy zadają to samo pytanie na wiele różnych sposobów.
Używaj AI, by rozwijać użytkowników, a nie tylko ich przyspieszać. Warstwa oceny zapytań zamienia narzędzie w nauczyciela, a wartość rośnie z czasem.

SUMMARY

Softwise.AI i Marketplanet dostarczyły aiZam - działającego produkcyjnie asystenta AI, który wprost odpowiada na trudności instytucji publicznych w przygotowywaniu ogłoszeń o zamówieniach. Dzięki pogłębionej analizie dokumentów, przemyślanej selekcji danych i przetwarzaniu języka naturalnego rozwiązanie przyspiesza codzienną pracę administracyjną, podnosi jakość i przejrzystość postępowań, zapewnia zgodność z przepisami i rozwija kompetencje użytkowników poprzez podpowiedzi. aiZam to wyraźny przykład AI wykorzystanej nie jako ciekawostka, lecz jako realne narzędzie zwiększające skuteczność i wartość pracy sektora publicznego.